Olet täällä

Tule järjestämään adoptiomaatapaamista

Maatapaamisiksi kutsutaan juurimaiden omia kulttuuritapahtumia, jotka kokoavat tietystä maasta adoptoineet yhteen viettämään vapaa-aikaa, yleensä viikonlopuksi kesäaikaan. Maatapaamiset järjestetään täysin vapaaehtoisvoimin. Katso täältä kuluvan vuoden maatapaamiset.

Lue lisää maatapaamisen järjestämisestä oppaasta, jonka Adoptioperheet ry on tuottanut tapaamisten tueksi. Parasta maatapaamisten järjestämisessä on yhdessä järjestelytiimin kanssa toimiminen ja projektimainen työskentely, jossa näkee oman työn tuloksen, kun tapahtuma koittaa. Tiimiläisten kannattaa jakaa järjestämisvastuut niin, että jokainen on vastuussa omasta osiostaan, esim. nuorten, aikuisten tai lasten ohjelmasta, ilmoittautumisista, iltajuhlasta tai tiedottamisesta. Lisää maatapaamisen järjestämiseen liittyviä dokumentteja löydät Vapaaehtoisen työkalut -osiosta vasemmalta. Järjestäjänä kannattaa muistaa, että sinulla on mahdollisuus tehdä tapahtumasta omannäköisesi. 

Adoptioperheet ry:n tukee tapaamisia mm.
  • tuottamalla tapaamisten järjestelyitä tukevaa materiaalia
  • kouluttamalla tarvittaessa vapaaehtoisia 
  • vastaamalla tapahtumajärjestelyitä koskeviin kysymyksiin
  • viestimällä maatapaamisesta yhdistyksen nettisivuilla, Adoptioperheet-lehdessä, Facebookissa ja uutiskirjeissä (järjestäjien vastuulla on toimittaa viestintämateriaali ajoissa)
  • mahdollistamalla palautteen keruun nettilomakkeen kautta (yhdistyksellä on valmis netistä löytyvä lomakepohja, järjestäjien vastuulla on jakaa kyselylinkki tapaamiseen osallistuneille)
  • tarjoamalla maksutta tapaturmavakuutuksen maatapaamiseen osallistuville
  • tarjoamalla järjestäjille vastuu- ja oikeusturvavakuutuksen (ehtona yhdistyksen jäsenyys)
  • avustamalla tarvittaessa palkanmaksussa (kannattaa huomioida, että yhdistyksen toimisto on yleensä heinäkuussa kiinni, muistathan tämän sopiessasi ulkopuolisten tahojen kanssa palkanmaksusta)
  • tarjoamalla 150 € rahallista tukea alkuperäisiä kuitteja ja täytettyä kuittilomaketta vastaan

Jotta Adoptioperheet ry voi tukea maatapaamisten järjestämistä parhaalla mahdollisella tavalla, huomioithan nämä asiat:

  • ota ajoissa yhteys yhdistyksen vapaaehtoisoiminnan koordinaattoriin (mieluiten heti, kun olette aloittaneet seuraavan vuoden tapahtuman suunnittelun)
  • kerro, ketkä kuuluvat tämän vuotiseen järjestelytiimiin ja kenen vastuulla on mikäkin tapahtuman osa-alue, se helpottaa kommunikointia järjestelyiden edetessä
  • tiedota koordinaattoria, kun tapahtumapaikka ja -aika on päätetty, jotta voimme lisätä alustavan tiedon esimerkiksi maatapaamiset-sivulle
  • tiedota myös, kun tapahtuman ilmoittautuminen on alkanut, jotta ilmoittautumislinkki voidaan lisätä em. sivulle
  • toimita lyhyitä mainostekstejä (mieluiten kuvan kanssa) tapahtumasta, jotka koordinaattori voi lisätä yhdistyksen sosiaalisen median kanaviin (Facebook, Twitter)
  • ilmoittautumisajan päätyttyä ilmoita tapahtuman osallistujamäärä (lapset ja aikuiset erikseen) vakuutusta varten
  • postita kuitit maatapaamisen kuluista heti tapaamisen jälkeen toimiston osoitteeseen, jotta voimme maksaa toiminta-avustuksen (muista myös käteiskuittilomake)
  • täytä tapahtumaraportti 2 kk:n kuluessa tapahtuman päättymisestä, se auttaa maatapaamisten sujuvaa järjestämistä ja kehittämistä (raporttipohja löytyy Vapaaehtoisen työkalut -osiosta, kurkkaa vasemmalle valikkoon)