Thai-adoperheet ovat järjestäneet maatapaamisia eli Suomessa asuvien thai-adoperheiden vuositapaamisia vapaaehtoispohjalta jo pitkään. Viime vuosina kokoontumisten järjestäminen on koronan vuoksi peruuntunut. Tarve vertaiskohtaamiselle maanlaajuisesti on kuitenkin olemassa samoin kuin alueellisten adoptiokohtaamisten tarve. Thai-adoperheiden maatapaamisen järjestelytiimiltä tässä terveisiä sinulle!
MITÄ? Ystävyys, tiedonjako, kokemusten jakaminen ja uuden oppiminen perheen muodostumisen, perheenä toimimisen ja lasten kehittymisen ja kasvamisen äärellä on kullanarvoista. Kesäviikonloppu on tähän oikein mukava mahdollisuus. Paikalle odotetaan noin 50–70 perhettä. Järjestelyt on aloitettu viime vuoden puolella.
KUINKA? Tiimiin ilmoittautuminen. Järjestelytiimiin kuuluu seitsemän henkilöä eri paikkakunnilta ja tapahtumaa tehdään vapaaehtoisten voimin. Tiimin vastuualueiden määrittäminen, aikajanan piirtäminen ja yhteisen käsityksen luominen tiimiin on tärkeää, jotta eri toimintojen vaikutus muihin toimintoihin on näkyvissä ja suunniteltu. Meillä on ohjelmavastaavat, ilmoittautumis- ja laskutusvastaavat, yhteyshenkilö-tarjousvastaava ja viestinnän, kumppanuuden ja markkinoinnin vastaava. Vapaaehtoishenkilöresurssia pääsee suunnittelemaan tapahtuman ohjelman hahmotuttua toiminnoiksi ja aikajanalle, tässä vaparivastaava ja ohjelmavastaavat toimivat yhteistyössä.
MITEN TAVOITTAA OSALLISTUJAT? Me emme ole yhdistys ainakaan vielä, joten saapujien tavoittaminen tapahtuu Fb-ryhmässä ja Adoptioperheet ry:n viestinnän kautta. Facebookissa esitimme muutaman vaihtoehdon ajankohdaksi. Tätä edelsi keskustelu tiimissä ja tarjouspyyntökierros. Tarjouspyyntöön kuvasimme päätoiminnot ja tilatarpeet sekä odotetun osallistujamäärän. Selkeän kirjallisen tarjouspyynnön perusteella on helpompi vertailla tarjouksia. Käytämme yhteistä gmail-osoitetta ja tärkeänä työtapana on yhteinen drive-kansio tiedostoille. Viestimme tapahtumasta ja kumppanien tarjonnasta Instagram-tilillämme ja omalla nettisivulla.
KENEN KANSSA? Thaitapaaminen on la-su kestävä kohtaaminen, johon saapuu adoptoineita, adoptoituja ja odottajia. Saapujat odottavat kohtaavansa ns. luonnollisia kumppaneitamme, saavansa tietoa ja jutteluhetkiä sekä tietysti thai-teemaisen illallisen. Molempia osapuolia hyödyttävä vaihdantakumppanuus toimii myös ilman rahan liikkumista suuntaan tai toiseen. Meillä on tarjolla minimessualue. Saamme ohjelmaan asiantuntijuutta. Adoptioperheet ry tukee markkinoinnissa sekä pienellä taloudellisella panoksella ja on yhtenä kumppanina läsnä ja sisältöä tuottamassa.
MUUTAMA VINKKI. Tekemällä ja tarttumalla tapahtuu. Määritelkää kunkin vastuualueen työtehtävät, sallikaa ja ymmärtäkää osittainen päällekkäisyys. Aloittaa voi vaikka googlettamala ”tapahtuman järjestäminen”. Aloittakaa tiimin kanssa suunnittelu vähintään kahdeksan kuukautta ennen, mielellään jo edellisen maatapaamisen jälkeen – järjestelytiimin ilmoittautuminen on meilläkin tulossa jo kesällä seuraavaa vuotta varten. Tapahtuman aikana toimivaksi vapariksi voi ilmoittautua myöhemminkin. Viestintä ”save the date” -hengessä on hyvä aloittaa puoli vuotta ennen tapaamista. Harkitkaa yhdistyksen perustamista, sillä se helpottaa laskuttamista, mahdollistaa taloudelliset kumppanuudet, pesämunan keräämisen jäsenmaksujen muodossa ja avustusten hakemisen. Koordinoitu, aikataulutettu toiminta mahdollistaa henkilöresurssin tasapuolisen jakaantumisen. Napakat kalenteroidut Teams-kokoukset, vastuunjako ja whatsapp-ryhmä sekä mahdollisuuksien mukaan kasvokkain tapaaminen on koettu hyväksi.
Tekeminen on kivaa, mutta vapaaehtoista ja kunkin muun, oman elämäntilanteen vuoksi on varauduttava työn ajoittaiseen uudelleenjakoon ja toisten tukemiseen. Yhteisponnistus tuottaa mahtavan tapahtuman, jossa oppia, kohdata, leikkiä ja rentoutua hotelliympäristössä. Vesi on jo kielellä Thai twist -illallista odottaessa!
Järjestelytiimin puolesta,
Katja Kaataja
Thaitapaaminen Tampereella 10.–11.6.2023
Tapahtuman nettisivut: thaiadoptio.org
Tapahtuman Instagram-tili: @thaitapaaminen
